Kategorie
Blog

Prezentacje, które skłaniają do popełnienia harakiri

Kolejny owocny weekend spędziłam na uczelni. Ponieważ mam taką fanaberię, żeby zamienić swoje hobby w pracę, w ramach przebranżawiania się studiuję zaocznie zarządzanie, a dokładnie marketing i komunikację społeczną.
Zauważyłam, że coraz więcej zajęć jest prowadzonych w ten sposób, że studenci przygotowują w grupie jakiś temat i prezentują go na zajęciach. Przyjemna forma zaliczenia ćwiczeń. Jako że uwielbiam wszelkie prezentacje zwykle szybko zaliczam swoją i resztę semestru obserwuje poczynania innych.
Biorąc pod uwagę, że wybrana specjalizacja jara mnie tak jak nowy sezon Gry o tron większość zajęć wygląda w te sposób, że debatuję z prowadzącym, również na wykładach. Większość z nich to praktycy i opowiadają świetne historie z własnego doświadczenia. Efektem tego jest moja duża popularność kiedy przychodzi do formowania grup na prezentacje.

Na początku tego semestru prowadząca rozdała nam tematy i poprosiła o wybranie jednego i przygotowanie go w 3 osobowych grupach. Nie zdążyłam jeszcze wybrać tematu, gdy z końca sali moje kochane koleżanki krzyczały, że są ze mną w grupie. Powiedziałam, żeby się wypchały, bo chwilę wcześniej śmiały się, że znów mi się gęba nie zamyka, co zresztą jest dla mnie stanem permanentnym nie tylko na uczelni. Oczywiście tylko żartowałam i po wyborze tematu dopisałam je do siebie. Na przygotowanie prezentacji miałam całe dwa tygodnie. I postanowiłam zrobić świetną prezentację z racji, że temat mi bliski podwójnie: blogi i marketing:)
Oczywiście nic z tego nie wyszło i dzień przed prezentacją, wieczorem siedziałam u “Mojej Gosi” piekąc z nią ciasteczka, pijąc wino i tworząc prezentacje. Na koniec obejrzałyśmy jeszcze pierwszy odcinek Warsaw Shore.
Prezentację zaczęłam robić jak ciasteczka były w piecu, a ja po pierwszym kieliszku wina. Przez prawie godzinę wybierałyśmy szablon i czcionkę 😀 Potem w 15 minut zrobiłam kilkanaście slajdów z tytułem i jedno zdaniowymi tekstami i duma z siebie oświadczyłam, że jeszcze tylko zdjęcia i gotowe. Zdjęcia i przykłady blogów wybierałam przy drugiej butelce wina, wcinając ciastka i oranżadę w proszku, oglądając jak Trypson wyrywa Małą, a Paweł “nietrypson” puka Ewelinkę. Zajęło mi to ponad dwie godziny.
Gosia jako dziewczę blond, ale niezwykle inteligentne, nawet mocno się nie zdziwiła, że prezentacja poszła świetnie. Informatyki kilkanaście lat temu uczył nas ten sam nauczyciel, który wbił nam do głowy kilka zasad, co do dobrej prezentacji.

Najważniejsza to nie czytać! Dostaje białej gorączki jak widzę jak ktoś ma na slajdach prezentacji zwarty tekst który czyta, często dopiero pierwszy raz, w trakcie prezentacji! Rozumiem, że prezentacje na studiach chce się odbębnić, ale litości. Kiedyś będziesz musiał zrobić prezentację, od której może zależeć: twoja praca, awans, nowe zlecenie. Wtedy będzie raczej za późno żeby się uczyć jak to zrobić prawidłowo.

Jeżeli na slajdach będzie tekst, który czytasz nikt nie będzie ciebie słuchał tylko sam czytał (o ile w ogóle zwróci uwagę). Prezentacja w sensie slajdów, to tylko uzupełnienie tego co mówisz. Ma tam być tylko zajawka tematu i grafiki obrazujące o czym mówisz. Oczywiście obrazki nie mogą być złej jakości, bo ludzie nie zapamiętają co przedstawiały tylko ich marną jakość.

Styl w jakim mówisz ma kluczowe znaczenie przy prezentowaniu tematu. Jak dukasz i sam jesteś znudzony tym co mówisz to jak masz zainteresować słuchaczy i skłonić ich żeby coś zapamiętali albo co ważniejsze przekonać ich do twojego zdania.
Często podkreśla się, że w trakcie prezentacji trzeba rzucać żartami albo śmiesznymi anegdotami. Ano trzeba, ale z umiarem. Dowcipy powinny być raczej soft czyli niezbyt kontrowersyjne i nie obrażające nikogo zbytnio. Jak jesteś Esiem albo z innych powodów nie umiesz opowiadać dowcipów to sobie daruj. Chociaż jak nie umiesz opowiadać dowcipów to pewnie beznadziejny z ciebie mówca i nawet dobra anegdota nie sprawi, że będą cię słuchać z zainteresowaniem.
Bo żeby wygłaszać dobre prezentacje trzeba umieć opowiadać. Do pewnego stopnia można się tego nauczyć, ale wrodzony talent jest niezastąpiony. Wyobraźmy sobie takiego Pawła Tkaczyka, który o czymkolwiek by nie mówił wzbudzi zainteresowanie. Podejrzewam, że gdyby zrobił szkolenie jak smarować chleb masłem ludzie wyszliby z niego wielce zachwyceni opowiadając ile wynieśli i jak fascynującym tematem jest smarowanie chleba masłem.
To że nie masz takiego talentu nie usprawiedliwia zrobienia prezentacji, którą zamiast w Power Point mógłbyś równie dobrze prezentować w Wordzie.
W życiu zdarzyło mi się kilka razy robić prezentacje dla szerszego grona kilkuset osób i wiem jak stresujące to jest. Pamiętam taką jedną kilka lat temu, przez cały czas się denerwowałam i bawiłam zegarkiem w czasie prezentacji i, co mogłam przewidzieć, mówiłam dużo za szybko. Generalnie myślałam, że porażka na całej linii. Nie było jednak tak źle. Jak się okazało wypadłam całkiem nieźle i później kilka mniej lub bardziej obcych osób podchodziło pogratulować i podpytać o temat. Chociaż w przypadku mężczyzn mogło to mieć związek ze szpilkami i baaardzo obcisłą spódnicą. W końcu w prezentacji liczy się też prezencja prelegenta 😉

[Cholera, że też nie wchodzę już w tę spódnicę! Co prawda wyszła już z mody, ale wygląd mojego tyłka w niej spychał na dalszy plan przestarzały wzór]

Ludzie, a zwłaszcza studenci na zajęciach, nie potrafią długo słuchać w skupieniu, więc o to skupienie trzeba walczyć. Dyrektorka z mojej byłej szkoły tak bardzo wzięła sobie tę regułę do serca, że w trakcie apelów w połowie prezentacji wyskakiwał jakiś przerażający obrazek lub głośny, irytujący dźwięk. Nie popadajmy jednak w skrajności. Wystarczy ciekawszy obrazek, historia czy co zauważyłam ostatnio nawet fragment tekstu.

Tak tekst na ekranie nie jest całkowicie zakazany, ale trzeba go użyć umiejętnie. Można na przykład wyświetlić fragment artykułu, dając czas na zapoznanie się z nim, a potem odnosić się do informacji w nim zawartych. Przy pierwszym przywołaniu jakiegoś elementu z tego artykułu zapanuje lekki chaos, bo wielu osobom nie będzie chciało się go czytać jak się wyświetli, a w chwili odwołania do niego zaczną to nadrabiać i trzeba będzie zrobić kolejną pauzę. Za to przy kolejnym fragmencie większość już przeczyta:) Oczywiście musi to być coś krótkiego. Warto jednak zostawić czytanie publiczności i nie odczytywać na głos, ani nie streszczać. Gwarantuje to, że wszyscy zatopieni w tabletosmartphonach chociaż na chwile podniosą głowy, żeby zobaczyć co tak zainteresowało innych. Taki fragment tekstu lub jego nagłówka to dobre miejsce na żart.
Wyobraźcie sobie, że jesteście na prezentacji i kulturalnie gracie na telefonie w Milionerów aż tu nagle wokoło rozlega się śmiech. Odruchowo sprawdzacie co tak innych rozbawiło i przez chwilę już uważacie, żeby nie przegapić kolejnego żartu. I tu was mam!

Najważniejsze w prezentacji to mówić z głowy na temat, na którym się znamy. Dlatego własnie przygotowanie prezentacji o blogach przebiegało u mnie w tak dziwny sposób: kilka minut na tekst slajdów i kilkadziesiąt na dobranie grafik. Ekspertem w temacie nie jestem, ale niezliczone ilości godzin przesiedziane w temacie sprawiły, że plan miałam gotowy w kilka minut. Nie warto pisać tekstu prezentacji, bo w jej trakcie będziemy starli się przypomnieć sobie genialne zwroty, których użyliśmy zamiast lecieć z tematem. Dobrze za to mieć spisany plan i się go trzymać, bo inaczej zgubimy się w dygresjach i możemy zbytnio się rozgadać o głupotach, spychając główny temat na bok.
Jeżeli przypadnie nam przygotować prezkę na temat, o którym nie mamy pojęcia to lepiej poświęcić jak najwięcej czasu na wdrażanie się w niego niż na estetykę samej prezentacji. Jak nie mamy czasu bawić się w picowanie slajdów postawny na najprostszy gotowy szablon, a każdą zaoszczędzoną minutę na poszerzanie wiedzy. Im więcej wiesz o tym, o czym mówisz, tym mniej zdenerwujesz się w trakcie mówienia jak zgubisz wątek, bo zastępczy będziesz mieć w głowie. Zawsze też możesz spojrzeć do planu.

Uważam, że bezczelnością jest przyjść na prezentacje nie znając tematu, z wydrukowanym tekstem posklejanym z fragmentów, których nawet się dobrze nie przeczytało. A już szczytem bezczelności jest oczekiwać, że ktoś będzie tego słuchał. Całe szczęście wykładowcy już zaczynają się wyrabiać i po pierwsze: każą sobie kilka dni wcześniej przesyłać prezentacje do akceptacji, a po drugie maglują takich delikwentów pytaniami w trakcie prezentacji, wymuszając samodzielne myślenie i mówienie.

Niestety z takich osób wyrastają pracownicy, którzy później na zebraniach będą prowadzić prezentacje z równie wielkim zaangażowaniem co na studiach. Nie każdy musi być zawodowym mówcą, ale ze zwykłego poczucia przyzwoitości można innym oszczędzić kilkunastu albo, o zgrozo, kilkudziesięciu minut katorgi jakim jest słuchanie szumu monotonnie czytanych słów, bo ich treść do nas raczej w takiej formie nie dotrze.
Dla takich ludzi nie należy mieć litości i powinno się ich zamęczać pytaniami w trakcie prezentacji. Prosiłabym o zostawienie w spokoju jednak tych, których niepowodzenia w prezentacji wynikają z nerwów. Oni mają szanse wyjść na ludzi, bo stres przed wystąpieniami, jest świetnym motywatorem do dobrego przygotowania i, przy zdobyciu odrobiny pewności siebie, prowadzenia fajnych prezentacji.
Reszcie najchętniej wyrywałabym kartki uciekając z sali lub zalewała kawą, aby byli zmuszeni nauczyć się radzić sobie bez nich.